NUVOPOLL DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Zuletzt aktualisiert: 4. Oktober 2026
Gültig ab: 4. Oktober 2026

1. SCHUTZ IHRER PRIVATSPHÄRE UND ZWECK DIESER ERKLÄRUNG

Die Seamlexly OÜ („Seamlexly“, „Nuvopoll“, „Unternehmen“, „wir“, „uns“ oder „unser“), ein in Estland eingetragenes Unternehmen und Betreiberin der Nuvopoll-Forschungsplattform, legt höchsten Wert auf die rechtmäßige, faire, transparente und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten.

Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) erläutert, wie personenbezogene Daten im Rahmen der Nuvopoll-Websites, Web- und Mobilanwendungen, Forschungs- und Umfrageverwaltungssysteme, Support-Kanäle und zugehörigen Dienste („Dienste“) erhoben, verwendet, gespeichert, übermittelt und geschützt werden. Zudem beschreibt sie Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten und deren Geltendmachung.

Als in der Europäischen Union ansässiges Unternehmen unterliegt Seamlexly OÜ der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) sowie dem anwendbaren estnischen Datenschutzrecht. Soweit auf bestimmte Verarbeitungstätigkeiten anwendbar, werden auch zwingende gesetzliche Bestimmungen anderer Rechtsordnungen beachtet.

Die Veröffentlichung dieser Erklärung oder die Nutzung der Dienste stellt für sich genommen keine wirksame Einwilligung für verarbeitungspflichtige Vorgänge dar. Sofern eine Einwilligung rechtlich erforderlich ist, wird ein separater, freiwilliger und eindeutiger Einwilligungsmechanismus eingesetzt.

2. WER WIR SIND

Nuvopoll ist eine Software-as-a-Service („SaaS“)-Plattform, die Forschern, wissenschaftlichen Instituten, Marktforschungsagenturen, Stiftungen, öffentlichen Einrichtungen und Unternehmen ermöglicht, Umfragen zu erstellen, zu veröffentlichen, zu steuern, Antworten zu sammeln, Ergebnisse zu analysieren und interaktive Live-Berichte bereitzustellen.

Angaben zum Diensteanbieter:

• Unternehmensbezeichnung: Seamlexly OÜ
• Sitzland: Estland
• Handelsregisternummer: 17021816
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): EE102783597
• Anschrift: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Sakala tn 7-2, 10141, Estland
• E-Mail: contact@nuvopoll.com
• Webseite: https://www.nuvopoll.com

3. WICHTIGE DEFINITIONEN

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, Erfassen, Speichern, Verändern, Auslesen, Übermitteln, Einschränken oder Löschen.
• Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
• Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet.
• Betroffene Person: Die natürliche Person, deren Daten verarbeitet werden (z. B. Webseitenbesucher, Kontoinhaber, autorisierte Nutzer, Umfrageteilnehmer).
• Kunde: Die juristische oder natürliche Person, die ein aktives Nuvopoll-Abonnement oder einen Arbeitsbereich zur Durchführung von Forschungen oder Umfragen nutzt.
• Autorisierter Nutzer: Vom Kunden zur Nutzung des Kontos autorisierte Administratoren, Forscher oder Analysten.
• Kunden-Daten: Personenbezogene Daten, die Nuvopoll im Auftrag eines Kunden im Rahmen dessen Umfragen verarbeitet.
• Unterauftragsverarbeiter: Jeder von uns beauftragte Dritte, der uns bei der Verarbeitung von Kunden-Daten unterstützt.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Sensible Daten): Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben.

4. UNSERE ROLLE BEI DER DATENVERARBEITUNG

4.1. Auftragsverarbeiter für Forschungs- und Umfragedaten

Führt ein Kunde mit Nuvopoll eine Umfrage durch, ist der Kunde der Verantwortliche und Seamlexly der handelnde Auftragsverarbeiter.

• Der Kunde bestimmt autonom Forschungszweck, Fragenkatalog, Zielgruppe, Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweise, Aufbewahrungsfristen und Freigaben.
• Seamlexly verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Plattform gemäß den Weisungen des Kunden und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV / DPA). Wir nutzen oder verkaufen diese Forschungsdaten niemals für eigene Werbezwecke.
• Nehmen Sie an einer Umfrage teil, wenden Sie sich für spezifische Fragen bitte direkt an die Organisation, die die Umfrage durchführt.

4.2. Verantwortlicher für eigene Geschäftstätigkeiten

Für Kontoregistrierung, Benutzerauthentifizierung, Abonnements und Abrechnung, Plattform-Sicherheit, Betrugsprävention und gesetzliche Dokumentationspflichten handelt Seamlexly als eigenständiger Verantwortlicher.

5. DATEN, DIE WIR ALS VERANTWORTLICHER VERARBEITEN

Je nach Art der Nutzung verarbeiten wir:

• Konto- und Benutzerdaten: Vor- und Nachname, Titel, Unternehmenszugehörigkeit, E-Mail-Adresse, Benutzer-ID (UID), Passwort-Hash, Rollen und Berechtigungen.
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse und Korrespondenzverlauf.
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten: Login-Logs, Session-Tokens, IP-Adressen, Zeitstempel, MFA-Status und Sicherheits-Audit-Protokolle.
• Abonnement- und Abrechnungsdaten: Rechnungsanschrift, Steuernummer / USt-IdNr., Abonnementsstufe, Zahlungsstatus, Transaktionsreferenzen und Stripe-Zahlungsbelege. (Vollständige Kreditkartendaten werden niemals auf unseren Servern gespeichert, sondern direkt über den PCI-DSS Level 1 zertifizierten Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt).
• Support- und Kommunikationsdaten: Support-Tickets, Anfragen, Screenshots und Kommunikationsprotokolle.
• Technische Nutzungsdaten: Browsertyp, Betriebssystem, Spracheinstellung (NEXT_LOCALE), verweisende URLs, aufgerufene Seiten, Interaktionsdaten und Fehlerprotokolle.
• Einwilligungs- und Marketingpräferenzen: Cookie-Einwilligungssignale (Google Consent Mode v2), Newsletter-Status und Abmeldedaten.

6. DATEN, DIE WIR IM AUFTRAG DES KUNDEN VERARBEITEN

Abhängig von der Umfragekonfiguration des Kunden können folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten und Kennungen von Teilnehmern (Name, E-Mail, externe Panel-IDs).
• Demografische Merkmale (Alter, Geschlecht, Bildung, Beruf, Region).
• Antworten auf Umfragefragen, Skalenbewertungen und freie Textantworten.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sofern vom Kunden abgefragt.
• Sprachaufnahmen und automatische Transkriptionen bei aktivierter Audio-Antwort-Funktion.
• Zeitstempel, Bearbeitungsdauer, gehashte IP-Referenzen und technische Telemetriedaten.
• Dokumentierte Einwilligungsprotokolle (SHA-256-Hash des Datenschutzhinweises und Bestätigungszeitpunkt).

7. BESONDERE KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Kunden können Umfragen durchführen, die sensible Daten (z. B. politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder Gesundheitsdaten) erfassen.

• Der Kunde ist dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. ausdrückliche Einwilligung) sicherzustellen und Teilnehmer ordnungsgemäß zu belehren.
• Seamlexly verarbeitet diese Daten streng weisungsgebunden. Plattformseitige Warnhinweise entbinden den Kunden nicht von seinen Pflichten.

8. WIE WIR DATEN ERHEBEN

Wir erheben Daten:

• Direkt von Ihnen: Bei der Registrierung, beim Abonnementabschluss oder bei Supportanfragen.
• Über Einladungen: Wenn Administratoren Sie zu einem Kunden-Arbeitsbereich einladen.
• Durch Umfrageteilnahme: Bei der Beantwortung von Online-Umfragen im Auftrag des Kunden.
• Automatisiert: Durch technische Systemprotokolle und autorisierte Cookies / Tracking-Tags.
• Über Partner: Über Stripe (Zahlungsabwicklung), Authentifizierungsdienste und E-Mail-Zustellsysteme.

9. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG

10. FOLGEN BEI NICHTBEREITSTELLUNG VON DATEN

Die Bereitstellung der grundlegenden Konto- und Rechnungsdaten ist für die Nutzung kostenpflichtiger Dienste vertraglich erforderlich. Die Verweigerung nicht zwingend erforderlicher Analyse- oder Werbe-Cookies beeinträchtigt die Hauptfunktionen der Plattform nicht.

11. WEITERGABE PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir übermitteln Daten nur im erforderlichen Umfang an folgende Empfänger:

• Autorisierte Mitarbeiter: Fachpersonal unter strenger Vertraulichkeitsverpflichtung.
• Kunde und dessen Arbeitsbereich-Nutzer: Bei Teilnahme an einer Umfrage erhält der jeweilige Kunde Zugriff auf Ihre Umfrageantworten.
• Hosting- und Cloud-Anbieter: Google Cloud Platform und Firebase.
• Zahlungsdienstleister: Stripe Inc. / Stripe Payments Europe, Ltd. für sichere Abonnementszahlungen.
• E-Mail-Dienstanbieter: Google Workspace / Enterprise SMTP (Nodemailer) für Systemnachrichten; bzw. vom Kunden konfigurierte eigene SMTP-Server.
• Analyse- und Werbepartner: Google Ireland Limited (Google Analytics & Google Ads) bei vorliegender Einwilligung.
• Behörden und Gerichte: Sofern gesetzlich zwingend vorgeschrieben.

12. INFRASTRUKTUR UND WICHTIGE DIENSTLEISTER

Die zentrale Produktionsinfrastruktur von Nuvopoll wird auf der Google Cloud Platform in der Region europe-west1 (Belgien, Europäische Union) betrieben.

• Datenbank, Hosting und Auth: Google Cloud und Firebase (Firestore, Cloud Functions v2, Cloud Storage, Firebase Auth). Alle zentralen Datenbanken verbleiben in der EU.
• KI-Verarbeitung: Google Cloud Genkit und Google Gemini API (gemini-2.0-flash-001).
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland / EU).
• E-Mail-Zustellung: Google Workspace / Enterprise SMTP.
• Aktuelle Unterauftragsverarbeiter-Liste: Einsehbar in unserer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV).

13. INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNGEN

Alle primären Datenspeicherungs- und Verarbeitungsprozesse finden innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt.

• Übermittlungen in Drittländer: Sofern im Rahmen von technischem Support, Cloud-Infrastruktur oder Unterauftragsverarbeiter-Tätigkeiten ein Zugriff auf personenbezogene Daten von außerhalb des EWR erforderlich ist, erfolgt dies unter strenger Einhaltung von Kapitel V der DSGVO. Wir stellen geeignete Garantien sicher, einschließlich Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder Standardvertragsklauseln (SCCs) mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

14. SPRACHANTWORTEN UND TRANSKRIPTION

Aktiviert ein Kunde Sprachantworten in einer Umfrage, werden Audioaufnahmen und Transkripte im Auftrag des Kunden verarbeitet:

• Keine biometrische Identifizierung: Sprachaufnahmen werden nicht zur biometrischen Identitätsfeststellung oder Stimmprofilerstellung genutzt.
• Ablauf von Signierten URLs: Signierte Abruf-Links für Audioaufnahmen verfallen automatisch nach 15 Minuten.
• Transkriptionsdienst: Zur Spracherkennung wird Google Cloud Speech-to-Text V2 (Modell chirp_3, Recognizer chirp-3-generic-v1) transient über den EU-Endpunkt eu-speech.googleapis.com verwendet. Audiodaten werden nicht für das Training dritter Modelle gespeichert.
• Umfrageteilnehmer können stets auf schriftliche Texteingabe ausweichen.

15. KI-UNTERSTÜTZTE FUNKTIONEN

Nuvopoll stellt KI-Funktionen für Umfrageentwürfe, Fragenoptimierung, Übersetzungen und Entwürfe von Datenschutzhinweisen bereit.

• Modell und Anbieter: Google Cloud Genkit und Google Gemini API (gemini-2.0-flash-001).
• Kein Modell-Training mit Kundendaten: Unter unseren API-Bedingungen werden übermittelte Entwürfe und Prompts nicht zum Trainieren von Google-Basismodellen verwendet und unterliegen keiner menschlichen Überprüfung.
• Schutz der Teilnehmerdaten: Antworten von Umfrageteilnehmern werden nicht an KI-Modellierungssysteme weitergeleitet.

16. COOKIES UND ÄHNLICHE TECHNOLOGIEN

Wir verwenden Cookies und lokale Speicherdaten, um die Dienste bereitzustellen und zu optimieren.

16.1. Zwingend erforderliche Cookies

Erforderlich für Authentifizierung, CSRF-Schutz, Beibehaltung der Spracheinstellung (NEXT_LOCALE) und Erfassung des Cookie-Status. Sie können nicht deaktiviert werden.

16.2. Analyse- und Werbe-Cookies (Google Analytics & Google Ads)

• Wir setzen Google Analytics 4 (Mess-ID: G-3FK0Y87MYC) und Google Ads Konvertierungs-Tags (gtag.js) ein.
• Google Consent Mode v2: Tags für analytics_storage, ad_storage, ad_user_data und ad_personalization bleiben gesperrt, bis eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
• Verwaltung der Präferenzen: Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner oder unter Cookie-Einstellungen ändern.

17. SYSTEMKOMMUNIKATION UND E-MAIL-ZUSTELLUNG

• Transaktionale E-Mails: E-Mail-Bestätigungen, Passwort-Resets, Zwei-Faktor-Codes, Rechnungsbelege und Aufbewahrungsfristen-Erinnerungen werden über Google Workspace / Enterprise SMTP (Nodemailer) zugestellt. Diese Mitteilungen sind vertragswesentlich.
• Benutzerdefinierter SMTP-Server (Custom SMTP): Kunden mit Enterprise-Tarif können eigene SMTP-Server für den Versand von Umfrage-Einladungen konfigurieren.
• Newsletter: Werbliche Mitteilungen erfolgen nur bei vorheriger Einwilligung und können jederzeit über den Abmeldelink abbestellt werden.

18. AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Fristen erforderlich ist.

18.1. Kontodaten und Systemprotokolle

• Kontodaten: Für die Dauer des aktiven Kontos und bis zu 3 Jahre nach Kontoschließung zur Rechtsverteidigung.
• Export-Pakete (ZIP-Dateien): Erstellte Umfragedaten-Exportpakete werden nach 7 Tagen automatisch und dauerhaft gelöscht.
• Session-Tokens: Meldedaten verfallen nach 30 Tagen.
• Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen: Werden gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (7 bis 10 Jahre) aufbewahrt.
• Supportprotokolle: Werden nach Fallabschluss bis zu 3 Jahre gespeichert.

18.2. Forschungsdaten des Kunden

Die Aufbewahrungsdauer von Forschungsdaten wird vom Kunden bestimmt:

• Das System versendet 30 Tage, 7 Tage und 1 Tag vor Fristablauf automatisierte Benachrichtigungen an den Kunden.
• Nach Fristablauf oder bei manueller Löschung werden Umfragedaten unwiderruflich entfernt.

18.3. Unveränderliches Compliance-Archiv (WORM)

Gemäß Art. 5 Abs. 2 (Rechenschaftspflicht) und Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung):

• Einwilligungsnachweise (Zeitstempel, Version, gehashte IP-Kennung), Löschprotokolle und SHA-256-signierte Audit-Logs werden in einem separaten, gesperrten Speicher (gs://global-poll-jqkgs-compliance-logs) für 10 Jahre unveränderbar archiviert.
• Antworten von Umfrageteilnehmern und Audioaufnahmen werden nicht in diesem Compliance-Archiv gespeichert.

19. DATENSICHERHEIT

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen:

• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS 1.3/1.2); gespeicherte Daten werden mit AES-256 geschützt.
• Zugangskontrolle: Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Least-Privilege-Prinzip für alle Ingenieurszugriffe.
• Mandantentrennung: Vollständige logische Isolation der Kundendaten.
• Meldung von Sicherheitsvorfällen: Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten wird der Kunde unverzüglich informiert.

20. DRITTANBIETER-INTEGRATIONEN UND WERBENETZWERKE

Kunden können Werbenetzwerke (Meta Ads, LinkedIn Ads, X Ads, TikTok Ads) zur Umfragesteuerung anbinden. Die dabei verarbeiteten Daten unterliegen der alleinigen Verantwortung des jeweiligen Kunden.

21. SCHUTZ DER PRIVATSPHÄRE VON KINDERN

Nuvopoll-Konten dürfen nur von Personen ab 18 Jahren erstellt werden. Führt ein Kunde Forschungen mit Minderjährigen durch, ist allein der Kunde für das Einholen elterlicher Einwilligungen und die Einhaltung einschlägiger Jugendschutzvorschriften verantwortlich.

22. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG UND PROFILING

Seamlexly führt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch, die rechtliche Wirkungen für betroffene Personen entfaltet.

23. IHRE RECHTE ALS BETROFFENE PERSON

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

24. GELTENDMACHUNG IHRER RECHTE

Für Anfragen bezüglich eigener Konten oder Plattformfunktionen wenden Sie sich an contact@nuvopoll.com. Anfragen werden innerhalb von 30 Tagen unentgeltlich beantwortet.

Betrifft Ihr Anliegen Ihre Antworten in einer Online-Umfrage, wenden Sie sich bitte direkt an die umfragedurchführende Organisation (den Kunden als Verantwortlichen).

25. ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE

• Estnische Datenschutzaufsichtsbehörde (Andmekaitse Inspektsioon):
  Tatari 39, 10134 Tallinn, Estland
  Web: https://www.aki.ee/en | E-Mail: info@aki.ee
• Sie haben zudem das Recht, sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes in der EU zu wenden.

26. LINKS ZU DRITTANBIETERN

Unsere Dienste können Links zu fremden Webseiten enthalten. Für deren Datenschutzpraktiken übernehmen wir keine Haftung.

27. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir durch Hinweise auf der Webseite oder per E-Mail.

28. KONTAKTIEREN SIE UNS

Seamlexly OÜ
Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Sakala tn 7-2, 10141, Estland
Handelsregister: 17021816 | USt-IdNr.: EE102783597
E-Mail: contact@nuvopoll.com
Webseite: https://www.nuvopoll.com