NUVOPOLL POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 4 octobre 2026
Date d'entrée en vigueur : 4 octobre 2026

1. PROTECTION DE VOTRE VIE PRIVÉE ET OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Seamlexly OÜ (« Seamlexly », « Nuvopoll », « Société », « nous », « notre » ou « nos »), société immatriculée en Estonie exploitant la plateforme d'enquêtes et de recherche Nuvopoll, s'engage à traiter les données à caractère personnel de manière licite, loyale, transparente et sécurisée.

La présente Politique de Confidentialité (« Politique ») explique comment les données à caractère personnel sont collectées, utilisées, stockées, partagées et protégées dans le cadre des sites web, applications mobiles et web, systèmes de gestion d'enquêtes, canaux de support et services connexes de Nuvopoll (« Services »). Elle détaille également vos droits relatifs à vos données personnelles et les modalités pour les exercer.

En tant qu'entité établie dans l'Union Européenne, Seamlexly OÜ est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la législation estonienne applicable. Lorsque des dispositions impératives d'autres juridictions s'appliquent, elles sont strictement respectées.

La publication ou la consultation de la présente Politique ne constitue pas, en soi, un consentement pour les traitements nécessitant un accord préalable. Lorsqu'un consentement est exigé par la loi, un mécanisme distinct, libre, spécifique et éclairé est mis en œuvre.

2. QUI SOMMES-NOUS ?

Nuvopoll est une plateforme logicielle en mode SaaS permettant aux chercheurs, universitaires, agences d'études, fondations, organismes publics et entreprises de concevoir, publier, administrer des enquêtes, collecter des réponses, analyser des résultats et générer des rapports interactifs en direct.

Informations relatives au prestataire de services :

• Dénomination sociale : Seamlexly OÜ
• Pays d'immatriculation : Estonie
• Numéro d'immatriculation (Registre du commerce) : 17021816
• Numéro de TVA intracommunautaire : EE102783597
• Siège social : Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Sakala tn 7-2, 10141, Estonie
• Courriel : contact@nuvopoll.com
• Site web officiel : https://www.nuvopoll.com

3. DÉFINITIONS IMPORTANTES

• Donnée à caractère personnel : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : Toute opération appliquée à des données personnelles (collecte, enregistrement, organisation, conservation, consultation, transmission, effacement).
• Responsable du traitement : La personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
• Sous-traitant : La personne physique ou morale qui traite des données personnelles pour le compte et sur instructions documentées du responsable du traitement.
• Personne concernée : La personne physique dont les données sont traitées (visiteurs, titulaires de compte, utilisateurs autorisés, répondants aux enquêtes).
• Client : La personne physique ou morale titulaire d'un compte ou d'un espace de travail Nuvopoll pour administrer des enquêtes ou des études.
• Utilisateur autorisé : Tout collaborateur, chercheur ou administrateur autorisé par le Client à accéder à son compte.
• Données Client : Données personnelles traitées par Nuvopoll pour le compte d'un Client dans le cadre de ses enquêtes.
• Sous-traitant ultérieur : Tout prestataire tiers mandaté par Nuvopoll pour assister dans le traitement des données Client.
• Catégories particulières de données (Données sensibles) : Données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, biométriques, de santé ou relatives à la vie sexuelle.

4. NOS RÔLES DANS LE TRAITEMENT DES DONNÉES

4.1. Rôle de Sous-traitant pour les données d'enquêtes

Lorsqu'un Client réalise une étude via Nuvopoll, le Client agit en qualité de Responsable du traitement, et Seamlexly intervient en tant que Sous-traitant.

• Le Client détermine la finalité de l'enquête, les questions posées, la base légale, la notice d'information, les durées de conservation et les destinataires.
• Seamlexly traite ces données uniquement pour exécuter le service conformément aux instructions du Client et aux termes de l'Accord de Traitement des Données (DPA / ATD). Nous ne commercialisons ni n'exploitons jamais les données d'enquête pour notre propre compte publicitaire.
• Si vous répondez à une enquête, veuillez consulter la notice d'information de l'organisation organisatrice pour toute question spécifique.

4.2. Rôle de Responsable du traitement pour nos activités propres

Seamlexly agit en qualité de Responsable du traitement pour la gestion des comptes utilisateurs, l'authentification, la facturation, le support client direct, la sécurité de la plateforme et le respect de nos obligations comptables et fiscales.

5. DONNÉES TRAITÉES EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT

• Données de compte et d'identité : Nom, prénom, fonction, raison sociale, adresse courriel, identifiant unique (UID), mot de passe chiffré (hash), rôles et autorisations.
• Coordonnées : Courriel, téléphone, adresse postale et de facturation, historique des échanges.
• Données d'authentification et de sécurité : Journaux de connexion, jetons de session, adresses IP, horodatages, statut MFA et logs d'audit.
• Données de souscription et facturation : Raison sociale, numéro de TVA, adresse de facturation, formule choisie, historique des transactions et reçus Stripe. (Les numéros complets de carte bancaire ne sont jamais stockés sur nos serveurs et sont traités directement par Stripe selon les normes PCI-DSS Niveau 1).
• Données de support : Demandes d'assistance, tickets, captures d'écran et correspondances.
• Données techniques et de navigation : Navigateur, système d'exploitation, langue préférée (NEXT_LOCALE), pages visitées, URL de référence et journaux d'erreurs.
• Préférences de consentement : Choix relatifs aux cookies (signaux Google Consent Mode v2) et abonnements aux communications.

6. DONNÉES TRAITÉES POUR LE COMPTE DU CLIENT (EN SOUS-TRAITANCE)

• Identifiants ou coordonnées fournis pour l'enquête (nom, courriel, identifiant panéliste).
• Caractéristiques démographiques (âge, genre, profession, niveau d'études, région).
• Réponses aux questionnaires, notes d'échelles et réponses en texte libre.
• Données sensibles expressément incluses dans le protocole de recherche du Client.
• Enregistrements vocaux et transcriptions écrites en cas d'activation de la réponse vocale.
• Horodatages, durée de complétion, adresses IP hachées et métadonnées techniques.
• Preuves cryptographiques de consentement (empreinte SHA-256 de la notice affichée et horodatage).

7. DONNÉES DE CATÉGORIES PARTICULIÈRES (SENSIBLES)

Les Clients peuvent être amenés à collecter des données sensibles (opinions politiques, croyances religieuses, données de santé).

• Il incombe au Client de recueillir un consentement explicite valide (article 9 du RGPD) et d'informer clairement les personnes concernées.
• Seamlexly traite ces données sur instructions exclusives. Les alertes automatiques de conformité de Nuvopoll ne dispensent pas le Client de ses devoirs juridiques.

8. MODALITÉS DE COLLECTE

• Directement auprès de vous : Lors de l'inscription, de la commande, de l'envoi de messages ou de formulaires.
• Via des invitations : Lorsque vous êtes invité par un administrateur à rejoindre un espace Client.
• Par participation aux enquêtes : Lors de la soumission de vos réponses à un sondage.
• Par procédés automatisés : Journaux techniques de serveurs et cookies autorisés.
• Via des partenaires intégrés : Stripe pour les paiements, services d'authentification et passerelles d'envoi d'e-mails.

9. FINALITÉS ET BASES LÉGALES DU TRAITEMENT

10. CONSÉQUENCES DU REFUS DE FOURNIR DES DONNÉES

La fourniture des données d'identification et de facturation est obligatoire pour souscrire un abonnement payant et administrer un espace de travail. Le refus des cookies d'analyse ou de publicité n'entrave pas le bon fonctionnement de la plateforme ni la passation des enquêtes.

11. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

• Personnel interne autorisé : Équipes d'ingénierie et de support soumises à un accord de confidentialité strict.
• Clients et administrateurs d'espaces de travail : Vos réponses sont transmises au Client responsable de l'étude.
• Fournisseurs d'infrastructure cloud : Google Cloud Platform et Firebase.
• Prestataire de paiement : Stripe Inc. / Stripe Payments Europe, Ltd. pour la gestion sécurisée des abonnements.
• Prestataires de messagerie : Google Workspace / SMTP professionnel (Nodemailer) pour les e-mails système ; ou serveurs SMTP dédiés configurés par les Clients Entreprise.
• Partenaires d'analyse et de publicité : Google Ireland Limited (Google Analytics et Google Ads) sous réserve de votre consentement.
• Autorités publiques compétentes : Sur réquisition judiciaire ou obligation légale expresse.

12. INFRASTRUCTURE ET SOUS-TRAITANTS CLÉS

L'infrastructure centrale de production de Nuvopoll est hébergée sur Google Cloud Platform dans la région europe-west1 (Belgique, Union Européenne).

• Base de données, hébergement et authentification : Google Cloud et Firebase (Firestore, Cloud Functions v2, Cloud Storage, Firebase Auth). L'ensemble des bases de données principales réside au sein de l'UE.
• Moteur d'Intelligence Artificielle : Google Cloud Genkit et Google Gemini API (gemini-2.0-flash-001).
• Passerelle de paiement : Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande / UE).
• Réseau de messagerie : Google Workspace / SMTP sécurisé pour les notifications opérationnelles.
• Liste à jour des sous-traitants : Consultable dans notre Accord de Traitement des Données (DPA).

13. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Toutes les activités principales d'hébergement et de traitement des données sont réalisées au sein de l'Union Européenne (UE) / Espace Économique Européen (EEE).

• Transferts vers des pays tiers : Si des interventions de support technique, d'infrastructure ou de sous-traitance requièrent un accès à des données personnelles depuis un pays situé hors EEE, ces transferts sont exécutés en stricte conformité avec le Chapitre V du RGPD. Nous veillons à la mise en œuvre de garanties adéquates, telles que des décisions d'adéquation de la Commission Européenne (notamment le Cadre de protection des données UE-États-Unis) ou des Clauses Contractuelles Types (CCT) assorties d'évaluations d'impact et de mesures de protection techniques complémentaires.

14. RÉPONSES VOCALES ET TRANSCRIPTION

Lorsque le Client active les réponses vocales, les enregistrements audio et leurs transcriptions écrites sont traités pour son compte :

• Aucune identification biométrique : Les enregistrements ne sont jamais utilisés à des fins d'identification biométrique ou d'empreinte vocale.
• Expiration des liens signés : Les liens d'accès signés pour écouter ou télécharger les fichiers audio expirent après 15 minutes.
• Moteur de transcription : La transcription textuelle est opérée par Google Cloud Speech-to-Text V2 (modèle chirp_3, recognizer chirp-3-generic-v1) via le point de terminaison multi-région européen eu-speech.googleapis.com. Les voix ne sont pas conservées pour l'entraînement de modèles tiers.
• Une option alternative de réponse écrite par clavier est constamment proposée aux participants.

15. FONCTIONNALITÉS ASSISTÉES PAR INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Nuvopoll intègre des fonctions d'IA pour assister la conception de questionnaires, l'optimisation des questions, la traduction et la génération d'ébauches de notices d'information.

• Fournisseur et modèle : Google Cloud Genkit et l'API Google Gemini (gemini-2.0-flash-001).
• Non-utilisation des données pour l'entraînement : Selon nos accords d'entreprise, les contenus, instructions et prompts soumis ne sont jamais utilisés pour entraîner les modèles de base de Google et ne font l'objet d'aucune révision humaine.
• Protection des réponses des participants : Les réponses individuelles des répondants ne sont pas communiquées aux services d'IA de conception d'enquêtes.

16. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

16.1. Cookies strictement nécessaires

Indispensables au fonctionnement du site, à l'authentification sécurisée, au maintien de la langue (NEXT_LOCALE) et à l'enregistrement des choix de consentement. Ils ne peuvent être désactivés.

16.2. Cookies d'analyse et de publicité (Google Analytics et Google Ads)

• Nous utilisons Google Analytics 4 (identifiant de mesure : G-3FK0Y87MYC) et les balises Google Ads (gtag.js) pour mesurer notre audience et optimiser nos campagnes.
• Google Consent Mode v2 : Notre plateforme intègre le mode de consentement Google v2. Les balises analytics_storage, ad_storage, ad_user_data et ad_personalization demeurent inactives ou limitées tant que vous n'avez pas accordé votre consentement positif.
• Gestion de vos préférences : Vous pouvez modifier vos préférences de cookies à tout moment via le bandeau de consentement ou sur notre page Gestion des Cookies.

17. COMMUNICATIONS ET MESSAGERIE TRANSACTIONNELLE

• E-mails transactionnels : Les notifications indispensables au fonctionnement du service (validation de compte, réinitialisation de mot de passe, codes de sécurité, alertes d'échéance de conservation) sont acheminées via Google Workspace / SMTP professionnel (Nodemailer).
• Serveurs SMTP personnalisés (Custom SMTP) : Les Clients disposant d'un abonnement Entreprise peuvent configurer leurs propres serveurs de messagerie pour envoyer les invitations d'enquête sous leur propre nom de domaine.
• Communications marketing : Envoyées uniquement en cas de consentement explicite, avec possibilité de désinscription à tout moment via le lien figurant en bas de chaque courriel.

18. DURÉES DE CONSERVATION DES DONNÉES

18.1. Données de compte et registres système

• Données de compte : Pendant toute la durée d'activité du compte, puis jusqu'à 3 ans après sa fermeture à des fins probatoires.
• Packs d'exportation (fichiers ZIP) : Les archives d'export de données d'enquêtes sont automatiquement et définitivement supprimées après 7 jours.
• Jetons de session : Valables pour une durée maximale de 30 jours.
• Pièces comptables et factures : Conservées pour la durée légale prescrite par la réglementation fiscale et commerciale (7 à 10 ans).
• Échanges de support : Conservés jusqu'à 3 ans après clôture du ticket.

18.2. Données d'enquêtes des Clients

La durée de conservation des données collectées pour le compte des Clients est fixée par le Client lui-même :

• La plateforme adresse des alertes automatiques au Client 30 jours, 7 jours et 1 jour avant l'expiration de la durée configurée.
• À échéance ou sur ordre de suppression du Client, les données sont effacées de l'espace de travail.

18.3. Archive de conformité immuable (WORM)

Conformément aux articles 5 § 2 (Responsabilité) et 7 § 1 du RGPD (Preuve du consentement) :

• Les preuves de consentement (horodatage, version de la notice, empreinte IP/UserAgent hachée), les journaux d'effacement et les logs d'audit signés SHA-256 sont archivés séparément dans un espace de stockage WORM verrouillé (gs://global-poll-jqkgs-compliance-logs) pendant 10 ans.
• Les réponses aux enquêtes et les enregistrements vocaux des participants ne sont jamais placés dans cette archive de conformité.

19. SÉCURITÉ DES DONNÉES

• Chiffrement : Chiffrement en transit avec TLS 1.3/1.2 et chiffrement au repos avec AES-256.
• Gestion des accès : Authentification multi-facteurs (MFA) et principe du moindre privilège appliqués à tous les accès d'ingénierie.
• Cloisonnement logique : Isolation stricte des données entre les différents Clients.
• Notification des violations : En cas d'incident de sécurité avéré, le Client est informé sans retard injustifié. Lorsque Seamlexly agit en qualité de Responsable du traitement, les notifications légales aux autorités de contrôle sont effectuées dans le délai maximal de 72 heures.

20. INTÉGRATIONS ET RÉSEAUX PUBLICITAIRES

Les Clients peuvent connecter des réseaux publicitaires tiers (Meta Ads, LinkedIn Ads, X Ads, TikTok Ads) pour diffuser leurs campagnes de sondages. Les données transmises relèvent de la responsabilité exclusive du Client et des conditions d'utilisation desdites plateformes.

21. PROTECTION DES MINEURS

La création d'un compte Nuvopoll est réservée aux personnes âgées d'au moins 18 ans. Lorsqu'un Client mène des recherches impliquant des mineurs, il lui incombe d'obtenir les autorisations parentales requises et de respecter la législation applicable à la protection de l'enfance.

22. DÉCISION AUTOMATISÉE ET PROFILAGE

Seamlexly ne met en œuvre aucune prise de décision entièrement automatisée ni aucun profilage produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD.

23. VOS DROITS EN MATIÈRE DE DONNÉES PERSONNELLES

Vous disposez des droits suivants garantis par le RGPD :

• Droit d'accès (article 15)
• Droit de rectification (article 16)
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli », article 17)
• Droit à la limitation du traitement (article 18)
• Droit à la portabilité des données (article 20)
• Droit d'opposition (article 21)
• Droit de retirer votre consentement (article 7 § 3)
• Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (article 77)

24. MODALITÉS D'EXERCICE DE VOS DROITS

Pour toute demande relative à vos comptes, à la facturation ou au site Nuvopoll, écrivez à contact@nuvopoll.com. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum de 30 jours à titre gratuit.

Si votre demande concerne vos réponses à une enquête en ligne, veuillez vous adresser directement à l'organisme organisateur (le Client Responsable du traitement).

25. AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMPÉTENTE

• Inspection de la Protection des Données d'Estonie (Andmekaitse Inspektsioon) :
  Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonie
  Site web : https://www.aki.ee/en | Courriel : info@aki.ee
• Pour la France : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) - https://www.cnil.fr
• Vous avez également le droit de saisir l'autorité de protection des données de votre État membre de résidence habituelle ou de votre lieu de travail dans l'UE.

26. LIENS TIERS

Nos Services peuvent comporter des liens vers des sites tiers. Nous déclinons toute responsabilité quant à leurs pratiques de confidentialité.

27. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous nous réservons le droit d'actualiser la présente Politique. En cas de modification importante, nous publierons un avis visible sur notre site ou vous en informerons par courrier électronique.

28. NOUS CONTACTER

Seamlexly OÜ
Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Sakala tn 7-2, 10141, Estonie
Numéro de registre : 17021816 | Numéro de TVA : EE102783597
Courriel : contact@nuvopoll.com
Site web : https://www.nuvopoll.com